Nápověda a návody pro tisk formulářů pomocí Pošty a kanceláře

Uživatelský manuál: komplet návodů pro práci s tiskovým programem Pošta a kancelář

 

Pošta a kancelář: vybrané návody

1. Jak nastavit tiskárnu a program pro tisk?
2. Jak hromadně tisknout formuláře s adresami z CSV bez použití Adresáře?
3. Jak importovat adresy z Pohody do Pošty a kanceláře
   

 

1) Jak nastavit tiskárnu a program Pošta a kancelář pro tisk?

Pošta a kancelář se běžně nedostává do konfliktu s tiskárnami, nicméně je možné, že některá specifická nastavení některých tiskáren mohou kolidovat s optimálním výsledkem.

Při jakýchkoliv potížích je nejlepší se obrátit na položku Nastavení programu Pošta a kancelář, v níž najdete ty nejdůležitější nastavení pro korekce tisku. Jsou to:

• Nastavení, glob. korekce tisku
• Tisknout na střed (glob.) a
• Korekce tisku tohoto formuláře

 

Zásadní okolností je, zda podavač tiskárny zarovnává stránky na střed - nebo na kraj. 

 

To je pak potřeba zohlednit v sekci Nastavení, glob. korekce tisku. Má-li Vaše tiskárna podavač na střed, nastavte v rámečku Tiskárna možnost Zarovnávat tisk na střed“, v opačném případě zvolte Zarovnávat tisk na kraj.

Pokud nastavujete tisk, doporučujeme vždy korekci osy X a osy Y nastavit na hodnotu 0 (nula), zkontrolujte také, zda nulové hodnoty jsou nastaveny i v menu Nastavení – Korekce tisku tohoto formuláře.

V rámečku Přizpůsobování tisku odklikněte možnost Nedopočítávat formuláře na formátu A4 - toto nastavení se používá pouze, je-li s tiskem problém. Pokud tuto možnost zaškrtnete, pak musíte vždy před tiskem nastavit ve vlastnostech tiskárny formát papíru (např. rozměr složenky).

 

Zkouška tisku formuláře/složenky

Nyní můžeme zkusit tisk, předpokládejme, že tiskneme na složenku. Složenka musí být originální, tisk se provádí pouze do kolonek originální složenky, proto je v menu Tisk – Tisknout podklad formuláře tato položka nezaškrtnutá, v opačném případě by se tisknul i podklad - tj. složenka, kterou by Česká pošta nepřevzala. 

Máte-li laserovou tiskárnu, vložte složenku do tiskárny přední stranou nahoru, pokud inkoustovou, přední stranu vložte směrem dolů tak že nahoře bude viditelná pouze bílá část složenky s textem „Doklad je opticky strojově…“. 

Spusťte tisk, v nastavení vlastností tiskárny zanechte formát papíru A4 a vytiskněte.

 

Řešení možných problémů

Tiskárna hlásí chybu, že vložený formát papíru není správný, a neumožní pokračovat v tisku

• navigujte Nastavení - Nastavení, glob. korekce tisku
• v rámečku Přizpůsobování tisku zapněte možnost Nedopočítávat formuláře na formátu A4
• před tiskem složenky, nastavte ve vlastnostech tiskárny Uživatelský/Vlastní formát
• zadejte rozměr formuláře či složenky (u složenky je to: šířka 210 mm a výška 100 mm)

Kolonky nesedí s tiskem - program netrefil políčka

Je potřeba nastavit korekci osy X nebo Y - buď globálně pro všechny formuláře, nebo pouze pro zvolený formulář: 

• konkrétní formulář: zvolte v menu Nastavení – Korekce tisku tohoto formuláře a nastavte v milimetrech potřebný posun tisku;
• globálně - všechny formuláře: otevřete menu Nastavení – Nastavení, glob. korekce tisku a nastavte osy X a Y.

Formulář a jeho obsah nejsou vytištěny až do okraje papíru

Stává se, že tiskárna složenku neudrží a předčasně ji „vyplivne“ a konec čísla účtu je již nedotištěný. Řešením je složenku vložit do tiskárny na šířku a tuto změnu nastavit v programu na záložce Vlastnosti formuláře, v poli Orientace.

Tato orientace může být někdy paradoxně opačně, např. zvolením „Na šířku“ se vytiskne na výšku, toto je způsobeno nastavením tiskárny a je tuto volbu tak třeba otestovat.

Složenka z tiskárny vyjde prázdná - tisk se neprovedl

Celý návod v PDF:

Jak nastavit tiskárnu a program Pošta a kancelář pro tisk?

 

2) Jak hromadně tisknout formuláře s adresami z CSV bez použití Adresáře?

Pokud chceme hromadně tisknout formuláře bez použití Adresáře přímo z CSV souboru, pak je třeba:

• mít CSV soubor s údaji oddělelenými středníkem, jeho obsah může vypadat např. takto:
  • Jan;Novak;Ulicovita 123;Praha 6;16000;
  • Jan2;Novak2;Ulicovita 456;Praha 8;18000;

• otevřít Poštu a kancelář
• navigovat přes horní menu Soubor - Hromadný tisk z CSV

 

• pomocí ikonky vpravo nahoře otevřít požadovaný CSV soubor
• kolonkám programu Pošta a kancelář (vlevo) přiřadit odpovídající položky z CSV souboru (vpravo) - vyplníme jen ty kolonky, které chceme tisknout
• správnost přiřazení zkontrolujeme pomocí náhledu:
  • u řádku Zobrazit ve formuláři řádek z CSV vybereme požadovaný řádek a odklikneme Náhled, čímž se nám zobrazí spárované údaje z daného řádku;
• nyní je možno:
  • tisknout hromadně odkliknutím tlačítka Hromadně
  • tisknout formulář pouze pro aktuálně zobrazeného adresáta odkliknutí tlačítka Aktuální
  • uložit identifikátor aktuálního přiřazení kolonek položkám konkrétního CSV přes tlačítko Uložit nastavení ID tohoto hromadného tisku
  • a příště již přímo použít tento identifikátor k hromadnému spárování kolonek s položkami CSV pomocí tlačítka Otevřít nastavení ID pro tento hromadný tisk

Celý návod v PDF:

Jak hromadně tisknout formuláře s adresami z CSV bez použití Adresáře?

 

3) Jak importovat adresy z Pošty a kanceláře

3.1 Export dat z účetního programu Pohoda

Nejprve je třeba exportovat z Pohody:

• otevřeme Pohodu (a Účetní jednotku)
• navigujeme Soubor - Datová komunikace - Export agendy - zvolíme Další
• v dalším okně u položky Zvolte prosím agendu, ze které chcete exportovat data vybereme Adresář - potvrdíme Další

 

• v dalším okně je třeba nechat zaškrnuté pouze 5 položek: Firma, Jméno, Ulice, PSČ a Obec - nejrychleji toho docílíme tak, že poklikáním ikonky prázdného políčka nahoře zrušíme výchozí zaškrtnutí všech položek, a pak označíme položky Firma, Jméno, Ulice, PSČ a Obec - potvrdíme Další

 

• v následujícím okně zvolíme formát výstupního souboru:
  • v sekci Textový formát odklikneme Text
  • Oddělovač ponecháme (případně vyplníme) ; (středník)
  • a formát ponecháme ANSI
  • potvrdíme Další
• v dalším okně už jen zvolíme umístění, kam se soubor uloží, a jeho jméno.

3.2 Import dat do tiskového programu Pošta a kancelář

• otevřeme Poštu a kancelář
• v horním menu navigujeme Nastavení - Import adresáře

 

• v okně Import adres do adresáře otevřeme přes ikonku soubor určený k importu a potvrdíme Provést import
• v následujícím okně si ještě vybereme, zda chceme Smazat aktuální databázi adres či ji zachovat. Pokud ji zachováme, budou nové položku přiřazeny do stávající databáze adres.

Celý návod v PDF:

Jak importovat adresy z Pohody do Pošty a kanceláře?